Паперові трудові книжки поступово відходять у минуле

В Україні триває перехід на електронні трудові книжки, і для багатьох працівників це питання вже стало надзвичайно актуальним. До 10 червня 2026 року роботодавці та працівники мають подати відомості з паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб.

Після завершення перехідного періоду саме електронна трудова книжка стане основним підтвердженням трудового стажу для:

• призначення пенсії;
• оформлення соціальних виплат;
• підтвердження стажу роботи;
• отримання лікарняних та інших гарантій.

Що таке електронна трудова книжка?

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки, який зберігається у системі Пенсійний фонд України.

У ній міститься інформація про:

• місця роботи;
• періоди працевлаштування;
• переведення;
• звільнення;
• страховий стаж працівника.

Фактично держава переходить до повністю цифрового обліку трудової діяльності.

Чому важливо не відкладати оцифрування?

Якщо дані не будуть внесені вчасно, у майбутньому можуть виникнути проблеми з:

• підтвердженням стажу;
• оформленням пенсії;
• зарахуванням окремих періодів роботи;
• виправленням помилок у документах.

Особливо уважними варто бути людям, які:

• часто змінювали роботу;
• працювали до 2000 року;
• мають старі записи або виправлення у трудовій книжці;
• втрачали документи;
• працювали у ліквідованих підприємствах.

Хто має подавати дані?

Подати відомості може:

• роботодавець;
• або сам працівник самостійно через електронний кабінет на порталі  Пенсійного фонду України.

Для цього зазвичай потрібні:

• скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки;
• кваліфікований електронний підпис (КЕП);
• доступ до особистого кабінету.

На що звернути особливу увагу?

Перед поданням документів варто ретельно перевірити:

• чи читаються всі записи;
• чи є печатки та підписи;
• правильність дат прийняття та звільнення;
• відсутність помилок у ПІБ або назвах підприємств.

Якщо є неточності, їх краще виправити завчасно, адже в майбутньому це може вплинути на підтвердження страхового стажу.

Чи залишаться паперові трудові книжки?

Так, паперові трудові книжки не скасовуються повністю. Після внесення інформації працівник може зберігати документ у себе.

Проте саме електронні дані надалі матимуть ключове значення для державних реєстрів та пенсійної системи.

Що буде після 10 червня 2026 року?

Після завершення перехідного періоду:

• роботодавці вже не будуть зобов’язані вести паперові трудові книжки;
• основний облік трудової діяльності здійснюватиметься в електронному форматі;
• підтвердження стажу відбуватиметься через державні реєстри.

Висновок

Оцифрування трудової книжки — це не формальність, а важливий крок для захисту ваших трудових та пенсійних прав у майбутньому.

Чим раніше перевірити свої документи та внести дані до реєстру, тим менше ризиків виникнення проблем зі стажем, пенсією чи соціальними виплатами у майбутньому.